A Polícia Civil realizou nesta quinta-feira (08.10) a eliminação e descarte de 1,6 tonelada de documentos cujo prazo legal de guarda já expirou. Ao todo, foram eliminadas 364 caixas, cerca de 50,96 metros lineares de papéis, enviadas para reciclagem em uma empresa especializada localizada no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.

O Processo para a eliminação de documentos públicos que perderam o prazo de validade é conduzido pelo Arquivo Central, unidade vinculada à Gerência de Almoxarifado, Patrimônio e Documentos, da Diretoria de Administração Sistêmica.

O Arquivo Central reúne o acervo documental produzido por delegacias e setores administrativos da instituição ao longo dos anos, abrangendo boletins de ocorrência, processos administrativos e segundas vias de inquéritos policiais.

A tabela de temporalidade estabelece o período de guarda do material nas fases corrente e intermediária, considerando seu valor administrativo, fiscal, legal e probatório. Concluído esse prazo, os documentos passam por criteriosa avaliação para definição de sua destinação final.

Procedimento

Após a seleção baseada nos prazos vigentes, elabora-se uma listagem oficial submetida à aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão de Informação da Secretaria de Segurança Pública.

Em seguida, a relação é submetida à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso e, quando necessário, ao Tribunal de Contas do Estado, assegurando que nenhum documento com valor histórico, cultural ou probatório seja descartado.

Por se tratar de dever constitucional (artigos 23 e 216 da CF) proteger e gerir a documentação pública, o descarte não autorizado de papéis de valor permanente constitui crime, exigindo total rigor no procedimento.

Descarte

O transporte das caixas é realizado por caminhão da empresa contratada, e o papel é fragmentado em maquinário próprio para transformação em insumo reciclado.

A ação atende às diretrizes da Resolução nº 40/2014 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que normatiza os procedimentos para descarte de documentos públicos.

Todo o trabalho em campo foi supervisionado por equipes policiais civis do Arquivo Central.

Classificação dos documentos

Arquivos são conjuntos documentais produzidos ou recebidos por entidades públicas, privadas ou pessoas físicas no exercício de suas atividades. Classificam-se em: correntes (de consulta frequente), intermediários (fora de uso corrente, aguardando descarte ou guarda definitiva) e permanentes (de valor histórico e probatório inestimável, devendo ser preservados continuamente).

Fonte: Policia Civil MT – MT